baner
baner
baner
baner
baner
baner
baner
baner

№ Р-275/0/335-17

    РОЗПОРЯДЖЕННЯ

голови  районної державної адміністрації

22.06.2017                                  м. Павлоград                               № Р-275/0/335-17

Про затвердження Інструкції про порядок

виготовлення, обліку, зберігання,

використання печаток і штампів

Павлоградської районної державної адміністрації

та визначення відповідальних осіб за їх зберігання

                  Керуючись Законом України “Про місцеві державні адміністрації“, відповідно до  Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в  Павлоградській районній державній адміністрації, затвердженої розпорядженням голови райдержадміністрації від 30.03.2017 року № Р-166/0/335-17,  Інструкції з діловодства в Павлоградській районній державній адміністрації, затвердженої розпорядженням голови райдержадміністрації від 15.05.2017 року № Р-217/0/335-17,  та з метою організації обліку, зберігання та використання печаток і штампів, які містять повну назву Павлоградської районної державної адміністрації:

           1.Затвердити Інструкцію про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання печаток і штампів Павлоградської районної державної адміністрації (додається).

           2.Структурним підрозділам райдержадміністрації забезпечити виконання норм, визначених даною Інструкцією.

  1. Визначити відповідальними за зберігання і використання печаток і штампів з повним найменуванням Павлоградської районної державної адміністрації згідно з додатком.
  2. 4. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на керівника апарату райдержадміністрації Денисову С.В.

Голова райдержадміністрації                                                 С.Є.МАКСИМЧУК

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження голови

райдержадміністрації

22.06.2017 № Р-275/0/335-17

 

 

 

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання печаток і штампів Павлоградської районної державної адміністрації

       Загальні положення

  1. Інструкція про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання печаток і штампів Павлоградської районної державної адміністрації (далі — Інструкція) розроблена відповідно до Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в Павлоградській       районній державній адміністрації, затвердженої розпорядженням голови райдержадміністрації від 30.03.2017 року № Р-166/0/335-17,  Інструкції з діловодства в Павлоградській районній державній адміністрації, затвердженої розпорядженням голови  райдержадміністрації     від   15.05.2017  року  № Р-217/0/335-17 та визначає єдині вимоги щодо використання печаток і штампів в Павлоградській райдержадміністрації.
  1. В Павлоградській райдержадміністрації печатки та штампи виготовляються у відповідності до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 23 серпня 1995 року № 672 «Про затвердження зразків і описів гербових печаток, печаток без зображення Державного Герба України, бланків і вивісок обласних, Київської та Севастопольської міських, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій» (зі змінами), положень про структурні підрозділи райдержадміністрації.
  1. В апараті та структурних підрозділах Павлоградської районної державної адміністрації використовується печатка із зображенням Державного Герба України і повного найменування установи (далі — гербова печатка), а також інші печатки без зображення Державного Герба України та штампи.
  1. У порядку, встановленому чинним законодавством, організаційно-розпорядчі, адміністративно — господарські, фінансові, бухгалтерські та інші документи, що створені в апараті та структурних підрозділах районної державної адміністрації, копії цих документів скріплюються печатками.

                                Виготовлення та облік печаток і штампів

  1. Виготовлення печаток і штампів, що використовуються відділами апарату структурними підрозділами райдержадміністрації покладається на структурний підрозділ, до функцій якого входить їх матеріально-технічне забезпечення.
  1. Для виготовлення печаток або штампів начальник структурного підрозділу райдержадміністрації надає мотивовану заявку (із зазначенням відповідного опису печатки або штампа) заступнику голови, керівнику апарату райдержадміністрації. Після узгодження із головою райдержадміністрації, за наявності необхідного фінансування, начальник відділу фінансово-господарського забезпечення – головний бухгалтер апарату райдержадміністрації вживає заходів щодо виготовлення заявлених печаток або штампів.
  2. Для зручності у роботі допускається виготовлення підрозділами апарату та структурними підрозділами райдержадміністрації штампів із зазначенням або без зазначення найменування установи (для контролю, конвертів, грифів обмеження доступу тощо).
  1. Після виготовлення печатки, штампу, їх відбитки залишаються в журналі обліку печаток та штампів та робиться запис про її отримання особою, відповідальною за їх використання та збереження.
  1. В Павлоградській районній державній адміністрації здійснюється облік печаток та штампів з повним найменуванням установи, що використовуються в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації.

            Такий облік ведеться:

  • в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації, які не мають статусу юридичної особи – сектором діловодства і контролю та  забезпечення доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації;
  • в структурних підрозділах райдержадміністрації, які мають статус юридичної особи – керівником, або особою визначеною керівником структурного підрозділу райдержадміністрації.

              10.Облік ведеться в журналі за формою, визначеною Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в  Павлоградській районній державній адміністрації,  затвердженою розпорядженням голови райдержадміністрації  від 30.03.2017 року  № Р-166/0/335-17.

  1. Журнал обліку печаток і штампів включається до номенклатури справ сектору діловодства і контролю та забезпечення доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації та структурних підрозділів райдержадміністрації, які мають статус юридичної особи. Аркуші журналу нумеруються, прошиваються та скріплюються печаткою без зображення Державного Герба України.
  2.  За відповідність печаток нормам діючого законодавства відповідальність несуть керівники структурних підрозділів райдержадміністрації.

                                      Використання печаток і штампів

  1. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою.

               Перелік інших документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, визначається Інструкцією з діловодства у Павлоградській районній державній адміністрації, затвердженої розпорядженням голови райдерж-адміністрації.

  1. Гербовою печаткою районної державної адміністрації скріплюються документи, що підписані головою районної державної адміністрації, заступниками голови, керівником апарату районної державної адміністрації.

               Гербовою печаткою структурних підрозділів районної державної адміністрації скріплюються документи, що підписані керівником відповідного структурного підрозділу, його заступником або іншою особою, яка виконує повноваження керівника, у порядку, визначеному законодавством.

  1. 15. Печатки і штампи без зображення Державного Герба України використовуються для:
  • посвідчення копій документів, що надсилаються;
  • засвідчення розмножених примірників розпорядчих документів;
  • інших відміток довідкового характеру;
  • опечатування пакетів, бандеролей, шаф, дверей, сейфів тощо.
  1. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».
  1. Особи, які несуть персональну відповідальність за використання та зберігання печаток і штампів в апараті та структурних підрозділах районної державної адміністрації, які не мають статусу юридичної особи визначаються розпорядженням голови районної державної адміністрації; у структурних підрозділах районної державної адміністрації, які мають статус юридичної особи — наказами керівників структурних підрозділів.
  1. Тимчасова передача гербової печатки відповідальною особою іншій посадовій особі, яка її заміщує, фіксується в журналі обліку та видачі печаток і штампів .

 

                                      Зберігання печаток і штампів

  1. Печатки і штампи зберігаються у сейфах або металевих шафах, передавати їх на зберігання працівникам, які не мають на це необхідних повноважень, виносити за межі виділеного для цих цілей приміщення, заборонено.
  1. Перевірка наявності печаток і штампів, стану дотримання режиму їх використання та зберігання, обґрунтованості знищення здійснюється щороку комісією.

               Така комісія в районній державній адміністрації утворюється розпорядженням голови районної державної адміністрації, у структурних підрозділах районної державної адміністрації — наказами керівників відповідних структурних підрозділів.

                Про результати перевірки наявності печаток і штампів робляться відмітки в журналі обліку після останнього запису. У разі порушення правил обліку, використання і зберігання печаток і штампів комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома голови районної державної адміністрації.

  1. У разі втрати печатки або штампа відповідальний за їх збереження повідомляє про це заступника голови, керівника аппарату райдержадміністрації. За фактом втрати печатки або штампа проводиться службове розслідування, результати якого доводяться до відома голови райдержадміністрації для прийняття відповідного рішення.
  1. Контроль за дотриманням порядку обліку, використання і зберігання гербових печаток, інших печаток без зображення Державного Герба України і штампів в апараті районної державної адміністрації покладається на керівника апарату районної державної адміністрації, у структурних підрозділах районної державної адміністрації — на їх керівників.

                                         Знищення печаток і штампів

  1. Зіпсовані печатки та штампи або такі, що втратили практичне значення, підлягають знищенню. Знищення відібраних печаток і штампів в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації, які не мають статусу юридичної особи проводиться комісією, створеною розпорядженням голови райдержадміністрації з оформленням відповідного акта.
  1. Зіпсовані печатки та штампи або такі, що втратили практичне значення, в структурних підрозділах райдержадміністрації, які мають статус юридичної особи, підлягають поверненню керівнику або посадовій особі, яка визначена керівником відповідного структурного підрозділу для зняття з обліку. Знищення відібраних печаток і штампів проводиться комісією, створеною наказом керівника структурного підрозділу райдержадміністрації, з оформленням відповідного акта.

 

Керівник апарату                                                                            С.В.ДЕНИСОВА

Дод. до Р-275-0-335-17 від 22.06.2017

 

 

 

 

baner
baner
baner
baner
baner
baner