baner
baner
baner
baner
baner
baner
baner
baner

№ Р-166/0/335-17

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

голови  районної державної адміністрації

30.03.2017                   м. Павлоград                        № Р-166/0/335-17

 Про затвердження Інструкції

про порядок ведення обліку,

зберігання, використання і

знищення документів та інших

матеріальних носіїв інформації,

що містять службову інформацію,

в Павлоградській районній

державній адміністрації

             Керуючись Законом України “Про місцеві державні адміністрації”, на виконання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736 “Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію”:

  1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в Павлоградській районній державній адміністрації (далі – Інструкція), що додається.
  1. Керівникам структурних підрозділів райдержадміністрації та її апарату забезпечити вивчення та дотримання вимог Інструкції працівниками структурних підрозділів райдержадміністрації та її апарату під час ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію.
  1. Координацію роботи щодо виконання цього розпорядження покласти на сектор діловодства і контролю та доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації, контроль – на керівника апарату райдержадміністрації  Денисову С.В.

 

Голова райдержадміністрації                                                   С.Є. МАКСИМЧУК

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

райдержадміністрації

30.03.2017 № Р-166/0/335-17

 

ІНСТРУКЦІЯ 
про порядок ведення обліку, зберігання, використання

і знищення документів та інших матеріальних

носіїв інформації, що містять службову інформацію,

в Павлоградській районній державній адміністрації

 

Загальна частина

  1. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі – документи), що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, та іншу службову інформацію (далі – службова інформація), в Павлоградській районній державній адміністрації (далі – райдержадміністрація).
  2. В райдержадміністрації утворюється комісія з питань роботи із службовою інформацією, яка постійно діє, положення про яку та склад якої затверджується розпорядженням голови райдержадміністрації, до складу якої включаються кваліфіковані працівники з відповідних напрямів діяльності.
  3. Комісія з питань роботи із службовою інформацією складає Перелік відомостей, що становлять службову інформацію, на підставі пропозицій структурних підрозділів райдержадміністрації відповідно до вимог частини другої статті 6та статті 9Закону України “Про доступ до публічної інформації”, який затверджується відповідним розпорядженням голови райдержадміністрації та оприлюднюється на офіційному веб-сайті райдержадміністрації.
  4. Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються головою райдержадміністрації, його заступниками, керівниками структурних підрозділів райдержадміністрації у резолюції до такого документа. Члени постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів райдержадміністрації, які не є її працівниками, можуть працювати з документами, що містять службову інформацію та виносяться на розгляд райдержадміністрації на підставі резолюції голови райдержадміністрації.
  1. В райдержадміністрації організація роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на сектор діловодства і контролю та доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації (далі – сектор діловодства). Керівники структурних підрозділів райдержадміністрації здійснюють контроль за дотриманням у своїх структурних підрозділах порядку підготовки документів з грифом “Для службового користування”, їх зберігання і використання.
  1. Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками “Літер “М” провадяться сектором діловодства разом з відділом містобудування і архітектури, житлово-комунального господарства та цивільного захисту райдержадміністрації згідно з вимогами цієї Інструкції. Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками Літер “К” та “СІ” визначаються окремою інструкцією райдержадміністрації та провадяться структурними підрозділами або посадовими особами, визначеними відповідальними в райдержадміністрації за криптографічний захист інформації, роботу з документами з питань спеціальної інформації.
  1. Сектор діловодства ознайомлює працівників структурних підрозділів, а також членів постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів райдержадміністрації, зазначених у пункті 4 цієї Інструкції, з Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, в Павлоградській районній державній адміністрації (далі – Інструкція), під розпис.
  2. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф “Для службового користування”. На документах, що містять службову інформацію з:
  • мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка “Літер “М”;
  • питань криптографічного захисту службової інформації, – відмітка “Літер “К”;
  • питань спеціальної інформації, – відмітка “СІ”.

    Категорії документів, на яких проставляється відмітка “Літер “К”, визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв’язку.

  1. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.
  2. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа “Для службового користування” особи, зазначені в пункті 8 цієї Інструкції, повинні:

1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”;

2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої,  доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

     В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

  1. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.

   У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.

   Керівники юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до законодавства.

  1. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в райдержадміністрації порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на голову райдержадміністрації. Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законодавством.
  1. Під час роботи з документами з грифом “Для службового користування” застосовуються положення Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 (зі змінами), Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 і зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181, Національного стандарту України “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003”, затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55, а також Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (зі змінами). Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом “Для службового користування” в райдержадміністрації здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та електронного документообігу.
  1. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядження голови райдержадміністрації з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
  2. Особливості ведення обліку, зберігання, передачі, пересилання, транспортування і знищення документів з відміткою “Літер “К”, засобів криптографічного захисту службової інформації, ключових документів, нормативної, технічної (експлуатаційної) документації визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв’язку.
  3. У разі ліквідації райдержадміністрації, її структурних підрозділів рішення про подальше користування документами з грифом “Для службового користування” приймає відповідна ліквідаційна комісія.
  4. Державний архів Дніпропетровської області надає консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства стосовно документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.

 

Приймання та реєстрація документів

  1. Приймання та реєстрація документів з грифом “Для службового користування”, у тому числі тих, які містять відмітки “Літер “М”, здійснюється централізовано сектором діловодства.
  2. У разі надходження у неробочий час конвертів (пакувань) з документами з грифом “Для службового користування” вони приймаються відповідальним черговим райдержадміністрації, який, не розкриваючи, передає їх наступного робочого дня до сектору діловодства під розписку в журналі обліку конвертів (пакувань) за формою згідно з додатком 1.
  3. Вхідна кореспонденція з грифом “Для службового користування”, розкривається завідувачем сектору діловодства. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів, зазначеним на конверті (пакуванні) та у супровідному листі.
  4. За відсутності вкладень або при порушенні їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодженні конверта (пакування), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакуванні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у секторі діловодства.
  5. Надіслані не за адресою документи з грифом “Для службового користування” повертаються відправникові без їх розгляду.
  6. Для реєстрації документів в райдержадміністрації застосовується автоматизована система діловодства “ДОК ПРОФ” (далі – АСД “ДОК ПРОФ”). Під час реєстрації вхідного документа з грифом “Для службового користування” на першому його аркуші проставляється штрих-код із зазначенням скороченого найменування райдержадміністрації – одержувача документа, реєстраційного індексу, дати одержання документа. У разі надходження конверта (пакування) з відміткою “Особисто” відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакуванні) із зазначенням порядкового номера конверта (пакування) за журналом обліку конвертів (пакувань) та дати його одержання.
  1. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, сектором діловодства проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.
  2. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом “Для службового користування” здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка “ДСК”, наприклад:

“№251/0/1-16 ДСК”.

   На документах з мобілізаційних питань перед реєстраційним індексом проставляється відмітка “М”, наприклад:

“М№252/0/1-16 ДСК”.

   Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

   Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється штрих-код із зазначенням скороченого найменування райдержадміністрації – одержувача документа, реєстраційного індексу, дати одержання документа.

  На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

  Супровідний лист, що має примітку “без додатка – відкрита інформація”, також реєструється в реєстраційних картотеках, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

  1. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом “Для службового користування” здійснюється окремо по кожному виду в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4 та в АСД “ДОК ПРОФ” з дотриманням вимог щодо технічного захисту інформації, встановлених законодавством.
  2. При реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів в АСД “ДОК ПРОФ” оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5.
  3. Етапи проходження документів з грифом “Для службового користування” в райдержадміністрації обов’язково відображаються у реєстраційних формах (журналах та АСД “ДОК ПРОФ”).
  4. Якщо документ буде перереєстрований в іншому журналі, то у крайніх графах запису документа у журналі реєстрації вказується помітка про це, наприклад:

„Перереєстрований за № 25/04-08дск від 10.02.2016

Начальник відділу ______________ А.А.Петренко”

                                                                    (підпис)

М.П.”.

Записи завіряються печаткою.

Облік видань з грифом “Для службового користування”

  1. Тираж видання з грифом “Для службового користування”, підготовлений в райдержадміністрації, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 6.
  2. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.

 

Облік електронних носіїв інформації

  1. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться в апараті райдержадміністрації – сектором діловодства, у структурних підрозділах райдержадміністрації – працівником , відповідальним за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію, у журналі за формою згідно з додатком 7.
  2. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті або бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування райдержадміністрації або її структурного підрозділу, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф “Для службового користування”.
  3. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.
  4. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 33 і 34 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.
  5. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.
  6. Гриф “Для службового користування” зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.
  7. Заміна електронного носія інформації з грифом “Для службового користування”, який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні райдержадміністрації або її структурного підрозділу та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні райдержадміністрації або її структурного підрозділу для подальшого знищення.

   Заміна електронного носія інформації з грифом “Для службового користування”, що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.

  1. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф “Для службового користування”, проводиться в райдержадміністрації або її структурному підрозділі у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності – працівника, який відповідає за забезпечення захисту інформації в апараті райдержадміністрації або її структурному підрозділі. У разі виникнення необхідності в передачі за межі райдержадміністрації або її структурного підрозділу такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому зазначений носій виданий в установленому порядку.

 

Друкування і розмноження документів

  1. Друкування і розмноження в апараті райдержадміністрації та її структурних підрозділах документів з грифом “Для службового користування” за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації. Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань здійснюється працівниками райдержадміністрації, які мають допуск до роботи з такими документами.
  1. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф “Для службового користування” та номер примірника, наприклад:

 

“Для службового користування
Прим. № 3”.

 На документі може зазначатися інформація про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

“Для службового користування
Прим. № 2
Копіюванню не підлягає”.

  Відмітка “Літер “М”, номер примірника зазначаються нижче грифа “Для службового користування”, наприклад:

“Для службового користування
Літер “М”
Прим. № 2”

   На персональній електронно-обчислювальній машині виконавця, на якій не встановлена комплексна система захисту інформації, документ у вигляді таблиці відпрацьовується без заповнення, нижче грифу “Для службового користування” проставляється позначка “(по заповненню)”, наприклад:

“Для службового користування

(по заповненню)

Літер „М”

Прим. № ____”.

  1. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф “Для службового користування”, наприклад:
“Для службового користування
Прим. № 4
Додаток до розпорядження
голови райдержадміністрації
01.12.2016 № Р-10/0/4-16ДСК”.

У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначаються наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:

“Додаток:

довідка про виконання плану заходів із впровадження нових видів продукції від 14 серпня 2016 року  № 66-25/0/2-16ДСК на 5 арк., прим. № 2.”.

     Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом “Для службового користування”, під таким грифом ставиться позначка “(без додатка – відкрита інформація)”, наприклад:

“Для службового користування
(без додатка – відкрита інформація)
Прим. № 1”

  1. У друкованих виданнях гриф “Для службового користування” і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.
  2. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі райдержадміністрації, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей райдержадміністрації або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:
“Надруковано три примірники.
Прим. № 1 – Мін’юсту
Прим. № 2 – Мінфіну
Прим. № 3 – до справи
Пункт 3.7 переліку відомостей
АРМ інвентарний номер 5”.
  1. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:
“Прим. № 1 – 8 – за списком на розсилку;
Прим. № 9 – до справи”.
  1. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище виконавця та номер його службового телефону, наприклад:
“Марченко 726 86 62”
  1. Після реєстрації створеного документа з грифом “Для службового користування” його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
  2. Розмноження документів з грифом “Для службового користування” здійснюється працівником сектору діловодства, який відповідає за тиражування документів, з дозволу голови райдержадміністрації за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 8 або відповідно до резолюції голови райдержадміністрації. Голова райдержадміністрації може у встановленому порядку делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження таких документів керівникам структурних підрозділів райдержадміністрації, в яких документи опрацьовуються або зберігаються.
  1. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.
  2. Документ з грифом “Для службового користування”, одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у визначеному пунктом 48 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.
  3. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 9.

 

Надсилання документів

  1. Надсилання документів з грифом “Для службового користування” іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням, підрозділом урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділом органів спеціального зв’язку.

  У разі надсилання документів з грифом “Для службового користування” за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (пакувань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

  Надсилання документів з грифом “Для службового користування” за кордон здійснюється відповідно до законодавства.

  Передача службової інформації (надсилання документів з грифом “Для службового користування”) телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.

  1. Електронні носії інформації та документи з грифом “Для службового користування”, що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до установи із супровідним листом. Видання з грифом “Для службового користування” надсилаються іншим установам разом із супровідним листом з грифом “Для службового користування”, в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пункту 42 цієї Інструкції.
  1. Документи з грифом “Для службового користування”, які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності пакування.
  2. На конвертах (пакуваннях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки “ДСК”. Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів райдержадміністрації.

    Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (пакування), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

  1. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа “Для службового користування” проставляється відмітка “Особисто”, а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 55 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка “Подвійний конверт”.
  2. Забороняється надсилати за межі України видання з грифом “Для службового користування” з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.

 

Формування виконаних документів у справи

  1. Виконані документи з грифом “Для службового користування” групуються у справи згідно із затвердженою в апараті райдержадміністрації зведеною номенклатурою справ та відповідно номенклатурою справ структурних підрозділів райдержадміністрації. Дозволяється долучати до справи із грифом “Для службового користування” документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи. Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку “Літер “М”.
  1. В апараті райдержадміністрації та її структурних підрозділах до номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом “Для службового користування”.
  2. У графі номенклатури справ “Індекс справи” до номера справи з документами, що мають гриф “Для службового користування”, проставляється відмітка “ДСК”, наприклад:
“01.01-48ДСК”.
  1. На обкладинці справи, що містить документи з грифом “Для службового користування”, у правому верхньому куті проставляється відмітка “Для службового користування”.
  2. В апараті райдержадміністрації документи з грифом “Для службового користування” формуються в окремі справи за видами (розпорядження голови райдержадміністрації, вхідна та вихідна кореспонденція тощо).
  3. Експертна комісія апарату райдержадміністрації після закінчення року вивчає кожен аркуш справи “Документи з грифом “Для службового користування” і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
  4. Якщо у справі із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування” містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка “ЕК” у графі номенклатури справ “Строк зберігання” закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

 

Користування документами

  1. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом “Для службового користування” передаються працівникам відповідно до резолюцій голови райдержадміністрації або його заступників, керівників структурних підрозділів райдержадміністрації. Справи з грифом “Для службового користування”, що зберігаються у секторі діловодства, видаються у тимчасове користування працівникам райдержадміністрації на підставі замовлення за формою згідно з додатком 10, резолюції голови райдержадміністрації або затвердженого головою райдержадміністрації списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.
  1. Справи та видання з грифом “Для службового користування” видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 11.
  2. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.
  3. Справи з грифом “Для службового користування”, що зберігаються в Державному архіві Дніпропетровської області (Держархів області), видаються у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів райдержадміністрації та її апарату на підставі замовлення за формою згідно з додатком 12. Про видачу справ з грифом “Для службового користування” з Держархіву області робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення архівосховища.
  1. Справи з грифом “Для службового користування” видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.
  2. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом “Для службового користування”, їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією голови райдержадміністрації можуть видаватися працівникам інших установ. На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка “Копія”. Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.
  1. Копії документів та витяги з них засвідчуються завідувачем сектору діловодства, наприклад:
“Згідно з оригіналом
Завідувач сектору діловодства і контролю та доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації  (підпис)
20 січня 2017 року”.
 

 

 

О.О.ІВАНОВ

  1. Після ознайомлення з документами з грифом “Для службового користування” на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
  2. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом “Для службового користування” у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.

    Працівник іншої установи надає до сектору діловодства чистий робочий зошит, аркуші якого повинні бути пронумеровані та прошнуровані міцними нитками без наклеювання на кінці ниток наклейки з відбитком печатки.

    Завідувач  сектору діловодства опечатує аркуші робочого зошита шляхом наклеювання на кінці ниток паперової наклейки з чітким відбитком печатки  сектору діловодства райдержадміністрації. На зворотній сторінці останнього аркуша робочого зошиту робиться запис про кількість аркушів у зошиті, який підписується завідувачем сектору діловодства, і зазначається дата оформлення робочого зошиту. Запис завіряється печаткою сектору діловодства райдержадміністрації, наприклад:

 

“У цьому робочому зошиті пронумеровано,

прошнуровано та скріплено печаткою

100 (сто) аркушів

Завідувач сектору діловодства і контролю та доступу до

публічної інформації апарату райдержадміністрації

                                                                  _____________ А.А.Петренко

                                                                                    (підпис)

“____” ____________ 20___ року

 

М.П.”

 Нумерація аркушів робочого зошита починається з титульного аркуша.

 Завідувач сектору діловодства обліковує робочий зошит у журналі реєстрації внутрішніх документів з грифом “Для службового користування”.

  1. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом “Для службового користування”, отриманим від іншої установи, лише за письмової згоди установи – розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.
  2. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом “Для службового користування”, для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.

   У разі надходження до установи запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф “Для службового користування”, здійснюється з урахуванням вимог пункту 82 цієї Інструкції перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.

  За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається у секторі діловодства і контролю та доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до райдержадміністрації іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

 

Особливості поводження в райдержадміністрації з документами

з грифом “Для службового користування”,

які містять відмітку “Літер “М”

  1. Реалізація на території Павлоградського району державної політики у галузі оборонної роботи, мобілізаційної підготовки і мобілізації забезпечується відділом містобудування і архітектури, житлово-комунального господарства та цивільного захисту райдержадміністрації.
  2. Працівники райдержадміністрації допускаються до роботи з документами з грифом “Для службового користування”, які містять відмітку “Літер “М” (далі – документи з мобілізаційних питань), на підставі списку, складеного відділом містобудування і архітектури, житлово-комунального господарства та цивільного захисту райдержадміністрації та затвердженого головою райдержадміністрації. Робота  з  документами з мобілізаційних питань здійснюється   в  окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях  з дотриманням вимог, які виключають можливість ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.
  1. Документи з мобілізаційних питань пересилаються в пакетах (пакуваннях), на яких додатково проставляється відмітка “Літер “М”. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакуванні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.
  1. Документи з мобілізаційних питань зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати. Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.
  1. Контроль за роботою з документами з мобілізаційних питань
    в райдержадміністрації покладається на голову райдержадміністрації та
    відділ містобудування і архітектури, житлово-комунального господарства та цивільного захисту райдержадміністрації. Керівники структурних підрозділів райдержадміністрації здійснюють контроль за дотриманням у своїх структурних підрозділах порядку підготовки документів з мобілізаційних питань, їх зберігання і використання.

 

Перегляд документів з грифом

“Для службового користування”

  1. Перегляд документів з грифом “Для службового користування” проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

   Скасування грифа “Для службового користування” здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

   Перегляд документів з грифом “Для службового користування” з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки:

  • справ для їх передачі до Держархіву області ;
  • документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до Держархіву області.
  1. Рішення про скасування грифа “Для службового користування” чи його підтвердження приймається Комісією з питань роботи із службовою інформацією райдержадміністрації (далі – Комісія) – розробника документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо райдержадміністрація – розробник документа припинила свою діяльність.
  2. За рішенням Комісії строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.
  3. Рішення Комісії оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем цієї Комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу головою райдержадміністрації. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф “Для службового користування” або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архівного сховища райдержадміністрації, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання – до Держархіву області.

  1. Про скасування грифа “Для службового користування” письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання Комісії.
  2. На обкладинках справ та документах гриф “Для службового користування” погашається завідувачем сектору діловодства, який відповідає за архів апарату райдержадміністрації, шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання Комісії. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення

 

  1. Експертиза цінності документів з грифом “Для службового користування” та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку. У кінці кожної закінченої справи з грифом “Для службового користування” на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:
  • наявність літерних і пропущених номерів аркушів;
  • номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
  • номери великоформатних аркушів;
  • номери конвертів з укладеннями;
  • кількість аркушів укладень.

    Після засвідчувального напису завідувач сектору діловодства ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою сектору діловодства. Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

    Справи з грифом “Для службового користування” після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання оправляються у тверду обкладинку.

  1. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом “Для службового користування” включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі “Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом “Для службового користування” додається відмітка “ДСК”.
  2. Під час передачі справ з грифом “Для службового користування” на постійне зберігання до Держархіву області райдержадміністрація разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає до Держархіву області лист, у якому визначається порядок користування такими справами.
  3. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом “Для службового користування”, строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ райдержадміністрації в цілому.
  4. Документи, справи, видання з грифом “Для службового користування”, вилучені для знищення експертною комісією апарату райдержадміністрації у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення. Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.
  1. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії апарату райдержадміністрації, їх підписів, дати знищення, наприклад:
“Справа № 66 ДСК знищено шляхом подрібнення.
Члени експертної комісії апарату райдержадміністрації:
(підпис)   П.В. Марченко
(підпис)   О.О. Павленко
(підпис)   В.А. Іваненко
10 лютого 2016 р.”.
  1. Після знищення документів з грифом “Для службового користування” в облікових формах (АСД “ДОК ПРОФ”, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання) робиться відмітка “Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ р. № __”.
  2. Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом “Для службового користування”, друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників апарату райдержадміністрації, які провели таке знищення.

 

Забезпечення збереженості документів  та проведення перевірки їх наявності

  1. Справи з грифом “Для службового користування” з дати їх створення (надходження) зберігаються у секторі діловодства згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ апарату райдержадміністрації до моменту їх передачі до архівного сектора. У такому порядку зберігаються й справи з грифом “Для службового користування”, створені у діловодстві структурних підрозділів райдерж-адміністрації.
  1. Документи і справи з грифом “Для службового користування” зберігаються у сейфі, розташованому у приміщенні сектору діловодства або сховищі архіву апарату райдержадміністрації. Сейф, службові приміщення, сховище архіву апарату райдержадміністрації повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками або бути обладнаними сигналізацією. Зберігання документів і справ із грифом “Для службового користування” здійснюється працівниками райдержадміністрації, які безпосередньо отримали їх під підпис, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.
  1. Документи з грифом “Для службового користування” можуть перебувати у працівників райдержадміністрації на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 96 цієї Інструкції.
  2. Передача документів з грифом “Для службового користування” структурним підрозділам райдержадміністрації для виконання здійснюється через сектор діловодства з проставленням відповідної відмітки в облікових формах. Передача одержаних у секторі діловодства документів з грифом “Для службового користування” всередині одного структурного підрозділу для виконання (ознайомлення) від одного працівника структурного підрозділу іншому працівникові того самого підрозділу здійснюється у внутрішньому описі документів, що знаходяться у виконавця, згідно з додатком 13.
  1. Забороняється переміщення документів з грифом “Для службового користування” з однієї справи до іншої без повідомлення сектору діловодства. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.

     Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом “Для службового користування” забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду сектор діловодства або архівний сектор за письмовою вказівкою голови райдержадміністрації здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у секторі діловодства або у архівному секторі повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

  1. Документи з грифом “Для службового користування” не дозволяється виносити за межі райдержадміністрації, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами основного приміщення райдержадміністрації, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом “Для службового користування” за межі райдержадміністрації здійснюється на підставі резолюції голови райдержадміністрації, його заступника або керівника структурного підрозділу, в якому такий документ (його проект) підготовлено. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.
  2. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом “Для службового користування”. У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
  3. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, голова райдержадміністрації (його заступник) ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом “Для службового користування” до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.
  4. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування”), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” після завершення діловодного року та формування справ.

   Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються розпорядженням голови райдержадміністрації.

   До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” з відмітками “Літер “М” залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

  1. У разі, якщо в архівному сховищі райдержадміністрації зберігається понад 1000 таких справ та видань, перевірка наявності справ та видань з грифом “Для службового користування” проводиться не рідше ніж один раз на п’ять років.
  2. Результати перевірок, зазначених у пунктах 103 і 104 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 14.

    Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт голову райдержадміністрації та завідувача сектору діловодства.

    У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ в районі із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

  1. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією райдержадміністрації. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі – розслідування), за рішенням голови райдержадміністрації може утворюватися спеціальна комісія.
  2. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників райдержадміністрації письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
  3. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією райдержадміністрації та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
  4. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією райдержадміністрації або спеціальної комісії та подається голові райдержадміністрації на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією голови райдержадміністрації не більш як на один місяць.

    Розслідування починається з дати підписання розпорядження голови райдержадміністрації про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

  1. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність райдержадміністрації, а також наводиться перелік втрачених документів.
  2. Відмітка про втрату документів вноситься сектором діловодства до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
  3. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву апарату райдержадміністрації для включення її до справи.

 

Охорона службової інформації  під час міжнародного співробітництва

 

  1. Рішення про можливість прийому райдержадміністрацією іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі – іноземці) приймається головою райдержадміністрації або його заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями.
  2. Організацію прийому іноземців і проведення роботи з ними забезпечує апарат райдержадміністрації.
  3. Відділом організаційно-кадрової роботи райдержадміністрації разом з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації розробляється програма прийому іноземців, яка повинна містити:
  • відомості про іноземців, найменування їх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування в райдержадміністрації;
  • мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення. Інформація про діяльність райдержадміністрації, яка може бути доведена до іноземців або їм передана, зазначається у додатку до програми;
  • список посадових осіб райдержадміністрації, відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов’язаних з перебуванням іноземців в райдержадміністрації (із зазначенням змісту таких завдань);
  • перелік структурних підрозділів райдержадміністрації (із зазначенням приміщень), які відвідуватимуться іноземцями;
  • перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратури, інших технічних засобів;
  • інші необхідні заходи.

     Програма прийому іноземців затверджується головою райдержадміністрації або його заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями.

  1. У разі коли під час прийому іноземців передбачається передача іноземцям в установленому законодавством порядку службової інформації, яка була зібрана під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, голова райдержадміністрації своєчасно інформує у письмовій формі орган СБУ в районі про склад іноземної делегації (групи) із зазначенням прізвищ, імен і посад її членів, період перебування та мету відвідання райдержадміністрації. Разом із зазначеною інформацією надсилається копія програми прийому іноземців.
  2. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф “Для службового користування” та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються комісією з питань роботи із службовою інформацією райдержадміністрації до затвердження програми прийому іноземців.

Рішення такої комісії оформляється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується головою райдержадміністрації.

  1. Акт про результати проведення експертної оцінки повинен містити:
  • дані щодо підстав проведення експертної оцінки;
  • назву, реєстраційні дані, гриф обмеження доступу до документа, номер носія інформації, яка є предметом експертної оцінки;
  • назву та вид носія інформації, його реєстраційні дані, сторінки, пункти, абзаци та інші дані щодо інформації, яка містить відомості, що становлять службову інформацію;
  • сферу життєдіяльності держави, якій може бути завдано шкоди внаслідок оприлюднення такої інформації, та обґрунтування такого висновку;
  • пункти переліку відомостей, що становлять службову інформацію, яким відповідають наявні в матеріальних носіях інформації відомості;
  • найменування органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, органу влади Автономної Республіки Крим, іншого суб’єкта, що виконує владні управлінські функції відповідно до законодавства і є розпорядником зазначеної службової інформації.
  1. Носії інформації з грифом “Для службового користування” можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей, що становлять службову інформацію.
  2. У разі коли комісією з питань роботи із службовою інформацією райдержадміністрації в носіях інформації не виявлено зазначеної інформації, наданий таким носіям гриф “Для службового користування” підлягає перегляду відповідно до пункту 81 цієї Інструкції.
  3. Передача іноземцям службової інформації здійснюється з дозволу голови райдержадміністрації, якому відповідно до пункту 3 цієї Інструкції надано право затверджувати перелік відомостей, або його заступника, уповноваженого головою райдержадміністрації на прийняття такого рішення.
  4. Приміщення, в якому проводиться робота з іноземцями, до початку їх відвідування іноземцями та після його завершення перевіряється працівниками райдержадміністрації. Про результати такої перевірки складається довідка у довільній формі, а зазначені в ній відомості вносяться до відповідної графи журналу обліку зустрічей за формою згідно з додатком 15.
  5. Повноваження осіб райдержадміністрації, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмою роботи з іноземцями, а також письмовим розпорядженням голови райдержадміністрації в кожному окремому випадку. Працівники райдержадміністрації, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти лише у межах наданих повноважень та забезпечувати охорону службової інформації.
  6. Забороняється під час прийому і проведення роботи з іноземцями залишати їх у службових приміщеннях райдержадміністрації без супроводу.
  7. Відділ організаційно-кадрової роботи райдержадміністрації за результатами прийому іноземців складає у довільній формі звіт про виконання програми роботи з іноземцями, в якому зазначаються:
  • відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід;
  • інформація, яка використовувалася чи була передана іноземцям, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (документів);
  • інформація, отримана від іноземців;
  • пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.
  1. Звіт про виконання програми роботи з іноземцями затверджується головою райдержадміністрації. У разі передачі іноземцям документів або матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, копія затвердженого звіту протягом п’яти робочих днів надсилається органові СБУ в районі, а також за рішенням голови райдержадміністрації іншим заінтересованим установам.
  2. Програма проведення роботи з іноземцями, акт про результати проведення експертної оцінки та звіт про виконання програми роботи з іноземцями зберігаються у відділі економічного розвитку та торгівлі райдержадміністрації в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ цього підрозділу.
  3. Керівництво облдержадміністрації, що приймає іноземців, зобов’язане здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладається виконання функцій з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.
  4. У разі виникнення необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва захист службової та секретної інформації провадиться відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.

 

Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків

  1. Обов’язковому обліку підлягають:
  • печатки і штампи з повним найменуванням райдержадміністрації та іншими реквізитами бланка, печатки структурних підрозділів райдержадміністрації, її апарату (сектору діловодства, бухгалтерії, служби персоналу тощо), печатки для окремих категорій документів (для копій, конвертів тощо), металеві печатки – для опечатування приміщень, шаф, сейфів;
  • бланки листів райдержадміністрації.

   Порядок обліку, зберігання і використання  інших  видів  печаток, штампів і бланків суворої звітності визначається  відповідними інструкціями.

  1. Особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються:
  • в апараті райдержадміністрації – розпорядженням голови райдержадміністрації,
  • у структурних підрозділах райдержадміністрації – наказами їх керівників.
  1. Облік усіх печаток та штампів ведеться у журналі за формою, наведеною у додатку 16, бланків – у журналі, наведеному у додатку 17, окремо за видами бланків.

     Видача печаток, штампів та бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у відповідних журналах.

  1. Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються.

   На останній обліченій сторінці робиться запис про  кількість сторінок у журналі, який підписується завідувачем  сектору діловодства та завіряється печаткою.

  1. Печатки зберігаються у шафах (сейфах), що надійно замикаються та опечатуються. Особисту металеву печатку необхідно зберігати особисто і нікому не передавати.
  2. Перевірка наявності печаток і штампів здійснюється щорічно комісією, призначеною в апараті райдержадміністрації розпорядженням голови райдержадміністрації, а в структурних підрозділах райдержадміністрації – наказами їх керівників, та оформлюється актом. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток і штампів комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома голови райдержадміністрації.
  3. Знищення печаток і штампів здійснюється відповідними комісіями, призначеними розпорядженням голови райдержадміністрації, наказом відповідного структурного підрозділу райдержадміністрації, оформлюється актами про знищення печаток і штампів довільної форми з відміткою у журналах їх обліку.

     Знищення бланків усіх видів здійснюється за актами з відміткою у журналах їх обліку.

 

Облік шаф, сейфів і ключів від них, в яких зберігаються документи,

що містять службову інформацію

  1. Документи з грифом “Для службового користування” повинні
    зберігатися у службових приміщеннях, які надійно замикаються та опечатуються.
  2. Для постійного або тимчасового (протягом робочого дня) зберігання документів, що містять службову інформацію, службові приміщення райдержадміністрації та її структурних підрозділів забезпечуються необхідною кількістю сейфів, металевих шаф.
  3. Сейфи, металеві шафи, в яких постійно чи тимчасово зберігаються документи, що містять службову інформацію, а також ключі від них, обліковуються у журналі обліку сейфів, металевих шаф тощо для документів, що містять службову інформацію, та ключів від них згідно з додатком 18.
  4. На верхній частині сейфа, металевої шафи необхідно наклеїти табличку, на якій вказати текст такого змісту:

“Сейф № __________ .

Відповідальний ________ (ініціали, прізвище).

Опечатується печаткою № ______ (номер особистої печатки відповідального за сховище працівника).”

  1. Забороняється одночасне зберігання в одному сейфі, металевій шафі документів з грифом “Для службового користування” та документів, які не містять службову інформацію.
  2. У неробочий час сейф, металевий шаф закривається та опечатується особистою металевою печаткою відповідального працівника.
  3. Ключі від сейфу, металевої шафи зберігаються відповідальним працівником в опечатаному пеналі.

    Категорично забороняється зберігати ключі від закріплених сейфів, металевих шаф в умовних місцях (на шафі, в столі тощо), а також передавати іншому працівнику, виготовляти дублікати ключів.

  1. При довгостроковій відсутності працівника, відповідального за користування сейфом, металевою шафою (відпустка, відрядження, хвороба тощо), ключі від сейфа, металевої шафи при необхідності передаються іншому виконавцю тільки через відповідний журнал їх обліку.

    Про втрату ключів від сейфа, металевої шафи завідувач сектору зобов’язаний терміново повідомити керівника апарату райдержадміністрації, подати пояснення за фактом втрати.

 

Керівник апарату                                                                             С.В.ДЕНИСОВА

 

 

Додаток 1
до Інструкції

 

ЖУРНАЛ
обліку конвертів (пакувань) з грифом “Для службового користування”

Порядковий номер Дата надходження конверта (пакування) Найменування установи, з якої надійшов конверт (пакування) Номери документів,що зазначені на конверті (пакуванні) Підпис працівника, відповідального за виконання
відповідного виду робіт, що підтверджує отримання конверта (пакування),
дата отримання
Примітка
1 2 3 4 5 6

 

Керівник апарату                                                                                            С.В.ДЕНИСОВА

 

 

Додаток 2
до Інструкції

Павлоградська райдержадміністрація

АКТ
про відсутність вкладень або порушень цілісності,
пошкодження конверта (пакування)
від ____ _________ 20____ р. № ________

Цей акт складений __________________________________________________

(найменування посади керівника служби діловодства облдержадміністрації)

___________________________________________________________________________

(прізвище та ініціали)

у присутності: ____________________________________________________________

(посади, прізвища, ініціали посадових осіб)

____________________________________________________________________

про те, що під час розкриття конверта (пакування), надісланого ___________

___________________________________________________________________,

(найменування установи, що надіслала документи)

не виявлено таких вкладень _______________________________________________

(назви і реєстраційні індекси документів, які не виявлено)

___________________________________________________________________,

виявлено порушення цілісності та пошкодження конверта (пакування)

____________________________________________________________________

(назви і реєстраційні індекси документів, що містяться у конвертах (пакуваннях)

____________________________________________________________________

з порушенням цілісності та пошкодженнями)

________________

(підпис)

_______________________

(ініціали та прізвище)

 

Керівник апарату                                                                            С.В.ДЕНИСОВА

 

Додаток 3
до Інструкції

 

 

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів з грифом “Для службового користування”

Поряд-ковий номер Дата надход-ження та реєстрацій-ний індекс вхідного документа Дата та реєстрацій-ний індекс вихідного документа Автор

документа

Назва виду документа, його заголовок або  короткий зміст Кількість
аркушів
Кількість та номери примір-ників Резолюція або відповідаль-ний виконавець Відмітка про розмно-ження (кількість примірни-ків, кому вручено (наді-слано) Відмітка про взяття на контроль доку-
мента та строк його виконання
Дата і підпис Реєстрацій-ний індекс справи, до якої підшито документ Відмітка про знищен-ня доку-мента
доку-мента додатка
отрима-ння повер-нення
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

 

Керівник апарату                                                                                             С.В.ДЕНИСОВА

 

Додаток 4
до Інструкції

ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом
“Для службового користування”*

Поряд-ковий номер Дата надход-ження та реєстрацій-ний індекс документа Вид документа та короткий зміст Підпис Наймену-вання структур-ного підрозділу, прізвище та ініціали виконавця Підстава віднесення   інформації   до категорії з обмеженим доступом Підготовлено Відправлено Реєстраційний індекс справи, до якої підшито документ Номер реєстру або дата отримання документа і підпис вико-навця Відмітка про знищення доку-мента Примітка
кількість примірників, їх номери Кіль-кість аркушів у кож-ному примір-нику найменування установи – одержувача документа, структурного підрозділу номер примірника
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 

Керівник апарату                                                                                                 С.В.ДЕНИСОВА

 

Додаток 5

до Інструкції

 

 

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

 

Керівник апарату                                                            С.В.ДЕНИСОВА

Додаток 6
до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом “Для службового користування”*

Порядко-вий номер Назва видання Надійшло Розподіл Додаткове виготовлення примірників Повернення Знищення
звідки надійшло або де надруко-вано реєстрацій-ний індекс вхідного супровід-ного листа  і дата кількість примір-ників
та їх номери
куди надіслано або кому видано реєстраційний індекс вихідного документа            (або відмітка про отримання)
і дата
кількість примірни-ків та їх номери кількість примірни-ків та їх номери куди надіслано або кому видано реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання)                і дата дата,               номери примірників дата, номер акта
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

__________

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 

Керівник апарату                                                                                                 С.В.ДЕНИСОВА

 

 

Додаток 7
до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку електронних носіїв інформації,  на які планується записувати службову інформацію*

Поряд-ковий номер Обліко-вий номер Дата взяття на облік Вид електронного носія, серійний номер Відмітка про видачу Відмітка про повернення Відмітка про відправлення електронного носія (дата та реєстраційний індекс супровідного листа) Відмітка про знищення електронного носія (дата та реєстраційний індекс акта) Примітка

 

наймену-вання структур-ного підрозділу прізвище, ініціали виконавця дата отрима-ння носія і підпис вико-навця прізвище, ініціали працівника служби діловодства дата і підпис працівника служби діловодства
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

 

 

__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 

 

Керівник апарату                                                                                                                                              С.В.ДЕНИСОВА

 

Додаток 8
до Інструкції

 

ДОЗВОЛЯЮ

Голова райдержадміністрації

________________    ___________________

(підпис)               (ініціали та прізвище)

_______  __________________ 20__р.

ЗАМОВЛЕННЯ
на розмноження документа
з грифом “Для службового користування”

_____________________________________________________________________________

(вид документа)

_______________________      ___________________________  № ____________________

(дата реєстрації)                              (реєстраційний індекс)                     (номер примірника)

_____________________________________________________________________________

(заголовок або короткий зміст)

Кількість сторінок у примірнику ________________________________________________

Кількість примірників, які необхідно виготовити, _________________________________

Особливі умови розмноження __________________________________________________

Виконавець _________________________________________________________________

(ініціали  та прізвище)

_______________________________
(найменування посади керівника структурного підрозділу, що здійснює замовлення)
_____________

(підпис)

_____________________

(ініціали та прізвище)

 

_________________________________
(найменування посади керівника служби діловодства)
_____________

 

_____________________

 

___  ____________ 20___ р.

 

Прийнято до виконання

__________________________________
(найменування посади працівника, що виконує роботи з розмноження документа)

 

_____________

 

_____________________

 

 

___  ____________ 20___ р.

 

Керівник апарату                                                        С.В.ДЕНИСОВА

 

Додаток 9
до Інструкції

 

ЖУРНАЛ
обліку розмножених документів  з грифом “Для службового користування”

Порядковий номер Дата розмноження Вид документа, його заголовок або короткий зміст Дата та реєстраційний індекс документа Кількість аркушів Кількість примір-ників Прізвище та ініціали посадової особи, яка дала дозвіл на розмноження Дата видачі розмножених примірників Прізвище та ініціали працівника, який отримує розмножені примірники, його підпис Відмітка про знищення документа
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

 

 

 

 

 

Керівник апарату                                                                                            С.В.ДЕНИСОВА

 

 

Додаток 10
до Інструкції

ДОЗВОЛЯЮ

видачу справ

_______________________________________
(найменування посади керівника структурного підрозділу,

______________________________________
який зберігає справи з грифом “Для службового користування”)

__________    _____________________

(підпис)          (ініціали та прізвище)

___ ____________ 20___ р.

ЗАМОВЛЕННЯ
на видачу справ з грифом
“Для службового користування”

____________________________________________________________________________________

(мета видачі справ з грифом “Для службового користування”)

 

Поряд-ковий номер Номер справи Заголовок справи Мета або підстава роботи з документами Прізвище
та ініціали працівника, якому видається справа
1 2 3 4 5

 

 

_________________________________________
(найменування посади керівника структурного підрозділу, який здійснює замовлення справ)
______________
(підпис)
____________________
(ініціали та прізвище)

___ ____________ 20___ р.

 

 

 

 

Керівник апарату                                                            С.В. ДЕНИСОВА

Додаток 11
до Інструкції
 

ЖУРНАЛ
обліку видачі справ з грифом  “Для службового користування”*

Поряд-ковий номер Назва справи або видання Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок Підрозділ і прізвище працівника Підпис і дата Примітка
отримання повернення
1 2 3 4 5 6 7

__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 

 

Керівник апарату                                                              С.В.ДЕНИСОВА

 

 

Додаток 12
до Інструкції

ДОЗВОЛЯЮ

видачу справ

_____________________________________
(найменування посади керівника служби діловодства

______________________________________
облдержадміністрації (Держархіву області)

___________   _________________________

(підпис)                     (ініціали та прізвище)

___  ____________ 20___ р.

 

ЗАМОВЛЕННЯ

на видачу справ з
архіву облдержадміністрації

(Держархіву області)
від ___ __________ 20__ р. № _________

Прошу видати ________________________________________________________
(прізвище, ініціали і найменування посади працівника, відповідального за роботу із справами)

для ___________________________________________________________________

(мета роботи з документами, орієнтовний строк виконання роботи)

такі справи:

Фонд Номер опису Номер справи Заголовок справи Кількість аркушів Підпис замовника, який отримав справу Підпис працівника архівного підрозділу (архіву) установи, якому повернута справа
1 2 3 4 5 6 7

 

____________________________________

(найменування посади керівника структурного підрозділу, що здійснює замовлення)

_________________

(підпис)

______________________

(ініціали  та прізвище)

___  ____________ 20___ р.

 

 

Керівник апарату                                                                             С.В. ДЕНИСОВА

 

Додаток 13

до Інструкції

 

 

ВНУТРІШНИЙ  ОПИС

документів, що знаходяться у виконавця

Поряд-ковий номер Реєстраційний номер

і дата документа

Номер примірника Дата одержання Вид, стислий зміст (назва) документа Кількість Прізвище, ініціали отримувача Підпис

отримувача

примірників аркушів у примірнику аркушів чернетки
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

 

Керівник апарату                                                                                          С.В.ДЕНИСОВА

 

Додаток 14
до Інструкції

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова райдержадміністрації

_________   ________________________

(підпис)                  (ініціали та прізвище)

___ ____________ 20___ р.

АКТ
про результати перевірки наявності та фізичного стану документів,
справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” та організації роботи з ними
від ___ _________ 20__ р. № _______

 

На підставі _____________________________________________________________

(назва розпорядчого документа)

________________________________________________ від ___ ________20__ р. № ____

комісією у складі: ____________________________________________________________

(найменування посади, ініціали і прізвище голови комісії та її членів)

____________________________________________________________________

з ___ _________20__ р. по ___ _________20__ р. проведено перевірку наявності та фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” та організації роботи з ними.

 

У результаті проведення перевірки встановлено:

  1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами реєстрації) ____________________________________________________________________________.

(кількість документів, справ, видань, електронних носіїв інформації)

З них:

наявні ________________________________________________________________

(реєстраційні індекси документів, номери справ, видань)

відсутні _______________________________________________________________.

 

  1. Виявлені документи, справи, видання, електронні носії інформації, не внесені до описів (номенклатур справ, журналів реєстрації), ________________

____________________________________________________________________________.

Продовження додатка 14

 

  1. 3. Характеристика фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації та стану організації роботи з ними __________
    _______________________________________________________________

___________________________________________________________________

Голова комісії _____________
(підпис)
_________________________
(ініціали та прізвище)
Члени комісії:
_____________

(підпис)

_________________________

(ініціали та прізвище)

 

Керівник апарату                                                                 С.В.ДЕНИСОВА

Додаток 15
до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями у Павлоградській райдержадміністрації

Поряд-ковий номер Період перебу-вання Прізвище, ім’я,
по батькові
(за наявності) іноземця, найменування держави, установи, організації
Мета зустрічі, ініціали та прізвище посадових осіб, відповідальних за організацію зустрічі Структурні підрозділи облдержадміні-страції, з роботою яких ознайомилися іноземці Прізвище та ініціали працівників облдержадміні-страції, які брали участь у зустрічі Результати зустрічі (зазначаються відомості про виконання програми роботи з іноземцями, у разі передачі службової інформації – реквізити відповідного дозволу) Реквізити матеріальних носіїв інформації,                що передані іноземцям
1 2 3 4 5 6 7 8

Керівник апарату                                                                                                      С.В.ДЕНИСОВА

 

Додаток 16

до Інструкції

 

ЖУРНАЛ 
обліку печаток та штампів, що застосовуються в райдержадміністрації (структурному підрозділі райдержадміністрації)*

Порядковий номер Відбиток печаток і штампів Кому видано Дата повернення і розписка про приймання Примітка

(відмітка

про знищення)

найменування підрозділу, в якому зберігаються

печатки і штампи

прізвище та ініціали відповідальної особи дата і розписка про отримання
1 2 3 4 5 6 7

________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 

Керівник апарату                                                                                                                 С.В.ДЕНИСОВА

 

Додаток 17

до Інструкції

 

ЖУРНАЛ 
обліку бланків документів*

Номери бланків Найменування

підрозділу

Прізвище та ініціали працівника,

який отримав бланк

Дата

видавання

Розписка

про отримання

Примітка

(відмітка про повернення, знищення)

1 2 3 4 5 6

_________

* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 

Керівник апарату                                                                                С.В.ДЕНИСОВА

 

Додаток 18

до Інструкції

ЖУРНАЛ

обліку сейфів, металевих шаф для документів,

що містять службову інформацію та ключів від них

Поряд-ковий номер Наймену-вання сейфу, металевої шафи, спец-приміщення Заводський інвентарний номер Місцезнаход-ження Що зберігається (документи, вироби) Прізвище відповідаль-ного за сейф, металеву шафу, спец- приміщення Кіль-кість комп-лектів ключів Номери ключів Підпис відпові-дального

в отриманні ключа та дата

Підпис відпові-дального працівника служби діловодства в зворот-ньому прийманні ключа та дата Номер особистої печатки, якою опечатаний пенал із запасним примір-ником ключа Примітка
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

________

* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 

Керівник апарату                                                                                       С.В.ДЕНИСОВА

baner
baner
baner
baner
baner
baner